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< 分享~轉貼 > 如何問問題?

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发表于 2010-11-27 02:30:20 | 显示全部楼层 |阅读模式

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nebula - 給小名哥的管理課

你好,小名哥。我是爸比。這是我第一次寫信給你。


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相較於你姐姐小靈兒,從在媽咪的肚子裡開始,一直到滿一歲前,我一共寫了十一封信給她。而在你明天即將滿八個月的此時,我才寫下這第一封信,做為父親的我,顯然是顯得偏心了。

忙碌畢竟只是藉口。由得知媽咪有了你之後,在這個長達一年多的時間裡,如果說爸比都抽不出一點時間,比照妳姐姐一樣,留下隻字片語給你,是不可能的。最主要的原因,還是我一直很茫然,不知道要用什麼當做這給你的第一封信的主題。

或許是我大男人吧。不可否認地,我對男生的期待總是多了那麼一點。就像我寫給妳姐姐的其中一封信一樣,我的確做不到,只是像期待她能嫁個好老公一樣,來期待你。所以這些日子以來,我一直在思考,如何能以父親的身份帶給你的隻字片語,能對你的將來是真正有所助益的? 這個問題一直在我的心中盤旋。

要回答這個問題,恐怕得先從你將來想做什麼談起了。老實說,老爸我最希望你能成為王建民第二,但是以我們家的遺傳基因,恐怕是沒什麼希望了。除此之外,老爸我並沒有什麼特殊的期望。就拿老爸我自己來說好了,小時候我想當空軍開飛機,中學時想當科學家,後來又一心想成為專職的技術人員,也曾經想過要當律師。但是陰錯陽差的結果,老爸現在用來討一口飯吃的能力,居然是成為專業經理人。人生總是充滿著各種不同的意外的,我並不是想在你還沒立下志願時就先潑你冷水,但是小時候立的志願,說真的用來參考就好。

人類社會有一個不成文的定律,就是時候到了,不管你準備好了沒有,就輪到你接班了。如果你不接,在和你年紀相仿的群體中,自然有人會去接,這和彼此間的能力差距不見得一定有直接關係,因為人的壽命是有限的,有時只是因為時候到了。就拿老爸來說,我人生中從來沒想過要坐現在的位置,做現在的工作,因為這份工作用到的是我以前在學校從未學習過的能力-管理。這也是我今天想告訴你最重要的一個觀念,你遲早要接班做"管理"的事,因為就算你再沒用,至少會和老爸一樣成為"家長"? 偏偏在真正成為領導者之前,大部份的學校或教科書,並不會教導你做為一個領導者所需的相關能力。當然,從另一個角度來看,大部份的領導者在第一次接任帶頭的位置時,他們的管理能力也都是還沒"準備好了"。不可否認的,從做中學也是最快上手的一種方法。爸比自認在這個位置上做到第二年起,一些基本的觀念才真的駕輕就熟起來。但是今天我們談的是,對你,我的兒子,我能給你什麼? 我不禁想到,與其讓你提前學習數學英文國文這些學校都會教的科目,不如把自己誤試得到的一些管理經驗,化諸文字傳承給你,讓你有朝一日"突然接班"時不至不知所措,這樣是不是更有價值呢?

我不知道你何時會用到,但是我相信你有一天會用到。爸比也不想打高空從企管教科書上抄一些教條,接下來只要爸比有空,寫下來給你的每一篇都將會是我每天日常工作中都會用到的實務,基於父親不會想和兒子騙稿費的前提,你應該可以相信這些文字即使稱不上字字珠璣,至少也稱得上是真人真事的實情記錄。

今天,爸比想教給你的第一課,就是"如何問問題"。將來等你看得懂這封信時,你一定會問: 問問題有什麼好學的? 在學校我們每天都在問老師問題,老師也都在問我們問題啊? 我要說的是,身為一個管理者,你問問題的方式,和在學校時是不一樣的。在學校時,不管老師問你們的問題,或是你們問老師的問題,多半都已經有了答案。有了答案為何還要問問題呢? 其目的是為了"學習"。在是在工作上,大多數我們遇到的問題,都沒有固定的答案。這時問問題的目的,是為了"釐清"問題,而且結果可能是帶出更多的問題。尤其當你身為管理者,當其他人向你報告時,多半其陳述是已經經過他的篩選,是簡化後的結果,大部份的時候無法代表事情的全貌。這時你問的問題,可以幫助你挖掘出他沒有報告的部份(有時他不見得是惡意的),也幫助你了解事實,在充份的資訊來源下,你身為管理者,根據這些資訊做出最佳的判斷。

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 楼主| 发表于 2010-11-27 02:30:50 | 显示全部楼层
好了,如果你已經了解到問問題的重要性,接下來爸比要教你心法。現在請你在心中想像一個丁字,或是T字也行。丁字橫劃和直劃的交接處(原點),代表著你目前所知道的,或是其他人向你報告的部份。橫劃本身代表著水平提問,直劃本身代表著縱深提問。武功心法是,至少縱深提問五個問題,水平提問三個問題。以下是一個實例:

其他人: 產線上的不良品比例高達3%要如何處置? (原點)
你: 一共生產了多少片? 其中有多少片不良? (縱深1)
他: 一共生產了一萬片,不良品三百多片.
你: 這一萬片是幾張工單所組成的? 第一張工單和最後一張工單相距多少時間? (縱深2)
他: 一共有三張工單,分別是三千片,二千片和五千片,這三張工單都是在上個星期內產出的.
你: 在上個星期以前,平均的不良品比例大約多少? (水平1)
他: 大約是1.3%.
你: 3%的不良率在其他產品的生產上,有發生過嗎? (水平2)
他: 有,之前在生產XXX時,也曾經有過這種不良率.
你: 這項產品的生產線,在上個星期有改過任何的設定嗎? (縱深3)
他: 有的,上週因為導入新料,因此有重新做過設定.

...

好了,你現在是不是覺得,你比一開始的時候更了解狀況了呢? 如果你一開始就急急忙忙針對那三百多片不良品做維修對策,你只是解決了目前產線上的痛處,並沒有解到問題的根源,下次再生產相同產品時,那3%的不良率還是會跑出來,而這個問題會一直存在。

爸比現在針對上面不同的問題,做更深入的解析:

縱深1: 一百片中有三片不良,和一萬片中有三百片不良,雖然在數學意義上都是3%不良率,但是在實務上意義完全不同。透過這個問題,你知道了有三百片不良,可能不是一個偶發事件,而且你也知道了有多少不良品,需要在問題的根源找出來之後,做後續的處理。

縱深2: 報告的人並沒有告訴你時間軸上的相關訊息。透過這個問題,你知道這個問題至少持續了一個星期了,而你已經比線上人員晚一個星期才知道這件事了。這件事有其急迫性。

水平1: 3%到底是算高還是算低啊? 與其自己亂猜不如看看之前生產的狀況吧! 透過這個問題現在你知道3%真的是一個很高的數字了,因為比之前不良率高了二倍多!

水平2: 不要只看這項產品,也參考一下其他產品的生產狀況吧! 如果其他產品曾經發生過,當時時怎麼解決的呢? 會不會有很高的參考價值呢? 說不定是個老問題再度發生。

縱深3: 好像更逼進問題的核心了,看來極有可能是因為改過生產線的設定造成的,也有可能是新料不良造成的! 可是別忘了你在水平2得到的資訊,會不會也有可能是以前的錯誤又重演了呢?

接下來你可以再多問幾個水平或縱深問題得到更多資訊,或是實際上去產線走一趟! 但不管如何,你會不會覺得你比起只知道被告知"產線上的不良品比例高達3%"這句話時,更了解事情的全貌,也更有解決問題的方向性了呢?

最後,爸比要告訴你,沒有人是天縱英才,天生就會管理。檯面上的大人物們,也多得是從做中學習,從生疏到純熟。更不會有任何一個機會,是等你完全"準備好了"才落到你頭上。所以問題是,當你當上領導者時,你有沒有勇氣,承認自己什麼東西懂什麼東西不懂,然後提出適切的問題,來幫助你自己從不懂到懂呢? 所以我今天教你的第一堂課,就是問問題。這件事我覺得直接影響到你有朝一日成為領導者後,目後成敗的關鍵。

好了,現在身為家長這個領導者,爸比要問你: 你昨天晚上哭哭(原點)是因為被蚊子咬(水平1)呢? 還是做惡夢(水平2)? 你被蚊子咬了幾天了呢?(縱深1) 媽咪有沒有起床替你打蚊子呢? (縱深2) 嗯,等到你想到要回答上面幾個問題時,爸比有了充份的資訊,再來幫你解決蚊子的問題,要乖乖的哦!
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